wps怎么做批注

发布网友 发布时间：2024-08-18 13:38

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热心网友 时间：2024-08-26 14:59

我平时需要从事大量的文字工作。因此word合作编辑就成了家常便饭。不过刚开始的时候为了这个协作编辑还闹出了一个笑话。

那天我写完一篇稿子，发给老师进行修改。很快，对方的电话和邮件都来了，告诉我说文章已经看过并进行了修改。于是我下载回附件查看，可听了一圈读屏发现怎么和原文一样呢？哪里有改啊？简直了。后来我让明眼人朋友帮忙看了下，原来对方是用了批注和修订的方式帮我修改文章，因此“正常”方式是读不到那些改动的。随着工作的深入，我了解到，批注修订是word协作编辑中很常用的方法。所以今天的文章，我就来和大家说说批注修订的那些事儿吧。

首先我们来了解下什么是批注与修订？

批注就是间接的显示在文档中的信息，是对文章的建议和意见，修订是直接对文章进行更改，并以批注的形式显示，不仅能看出那些地方修改了，还可以选择接受或者不接受修改。这样做的好处显而易见，可以避免原文的因错误修改而丢失重要内容。但问题是，批注修订会以彩色显示在文档中，方便有视觉的用户查看，但对于咱老盲来说，又该如何查看这些内容呢？

我现在使用的是争渡读屏及word2016，之前使用过word2003。二者在操作批注和修定时有所不同，本文主要以word2016为例，但仍会穿插一些03版的内容，

在修改文章前，我们应首先注明文档的“作者”，这样就能明确此文档的修改人了。以16版为例。可以alt加f激活菜单,上下箭头找到选项后回车。

在常规选项卡中的用户名后找到“缩写：“。可以在这里键入你想要显示的名字，确定即可。这样，以后凡是由你来增加的批注，就会以这个名字显示了。

增加批注

在word2016中，选中想要增加批注部分的文字，可以按application键，找到“新建批注 选择文字并添加批注“菜单回车。

也可以按alt激活菜单，右箭头找到审阅选项卡，tab键找到“批注 下拉网格按钮 有子菜单”空格，便可用左右箭头找到“新建批注 按钮 Alt, R, C”空格；

回车或空格后，我们再按光标就只能听到空行了。在这里，我们写上自己想要提示的内容。写完后一定要注意按ctrl加s保存一下，再按esc键退出批注框，就又可以听到正文的内容了。

查看和删除批注

这里介绍两种查看批注的办法，03和16版方法通用。但菜单名称上可能有所出入。

第一种方法：

在“审阅”选项卡中，找到“下一条 按钮 Alt, R, H”回车，这时光标听到的就是批注的内容。

用esc键可以关闭批注框，这时光标会停在增加批注的那行上。我们就可以大致猜想出作者是在什么地方增加的批注了。

在wps2016里，可以在批注上按application键找到“删除批注“，“答复批注”等。wps2016和2003都可在审阅选项卡中找到“接受并移到下1条”或“拒绝并移到下一条”。再用同样的方法就可以听到下一条批注的内容了；

优点：

word2003里可以通过多按几次光标听到所有批注的内容；

缺点：

1、在wps2016里只能听到1条批注，因此，需要重复上面的内容听取后续的批注内容

2、如上方法我们听不到是谁添加的批注，也看不到同事在哪些地方做了删除，补充等操作。

3、在wps2016里用读屏只能听到接受或拒绝上一条或下一条按钮，但找不到接受所有修定或拒绝所有修定的选项，且在点击接受或拒绝后，文档会把同事做的所有修定都显示出来，文档的内容会变得特别乱。这些问题怎么破？请往下看。

第二种方法：

打开文档后，按alt加f激活菜单，上下光标找到另存为选项卡后回车，我们要做的就是存一份新的文档出来，注意，在文件类型组合框里，一定要把文件保存成” 网页 (*.htm;*.html)“。

接下来，便可去保存的位置找到扩展名为” .htm”的文件回车。这时会跳出“通知栏文本 Internet Explorer 已限制此网页运行脚本或 ActiveX 控件。 请按Alt加N定位到通知栏“。

这时，按一下tab键可听到” 允许阻止的内容 按钮 Alt+A“，空格便可打开保存成网页格式的文件了。文件默认将所有的批注放到了网页的最后。

可按ctrl加end键挪到网页最后，再按上光标，找到第一处批注选择开始点，再按ctrl加end键到网页最后选择结束点，先将所有的批注复制到一个方便看的文档中。

接下来，便可按ctrl加home键挪到网页开头，按下光标来看文档内容。。别人做的批注会在增加批注的下面显示出来，这时要对应刚才复制的相应的批注号查看同事都在批注里写了些什么。

Tips

别人在对文档进行修改或批注时有可能对文档进行了保护。我们按上下光标听不到正文的内容，菜单也不全。这时需要先按一下esc键，便可正常操作了。同时，这种情况下，wps2016中，在找到审阅选项卡后，要先空格一下把它展开，才能用tab找到菜单里面的内容。

同样，文档保护后，另存为选项卡是不可用的。这就需要在文件上点击application键，找到属性回车，tab找到“解除锁定(K) 按钮 Alt+k“空格，再用小键盘4，6键找到确定后空格。文件就可编辑了。）

快速接受所有批注

如上方法，可以帮助我们新增和了解批注的内容。如果我们想要接受所有的修定和批注，我这有一个比较方便的办法。

首先按ctrl加a选中所有的文字，把它复制到一个记事本中，再新建一个word文档，把它粘过去。或者，我们也可以直接新建一个word后在黏贴时选择无格式文本。这时，文档里显示出来的就是接受所有修定后的内容，也没有批注了。

优点：

对于只有文字的文件来说，这种方法视障人操作起来比较方便。

缺点：

如果有表格的话，再粘到word里，表格的格式就乱了。所以，表格怎么黏贴，请参阅我上次的经验分享。

如果有图片，则在记事本中，图片就消失了，在新建的word文档里，原来有图片的地方会变成一个空格。需要我们手动把空格去掉，把照片粘过来。我使用的是争渡读屏，在原文的照片的地方，它会读“斜杠“，把这个“斜杠”粘过来就可以了。