分散办公该如何组织团队合作?

发布网友 发布时间：2022-04-25 04:16

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热心网友 时间：2023-10-25 08:37

　　答：主要是因为我们组织的作业环境已经e化，而且人员与团队都有这样的工作训练。
　　lBM管理的制度、规章与作业的流程几乎都已经e化，每一件事情都已经有一个固定的轨道，而且大幅减少需要人际界面互动的频率。员工不论是要做管理或是业务的事情、不论是在客户那里或是家里，只要连上企业入1：3网站，就可以请假、登录手上专案的状况、请款、处理订单。我们每天工作就是在与系统里的服务平台对话，走到哪里都一样，所以即使换地方也几乎不会感觉改变，只要进入的服务平台没有改变，归属感就不会改变。
　　而且，我们的资讯基础建设很好，即使是在远端使用的笔记型电脑进入系统的速度也很快。如果速度慢，不但会影响到生产力、也会影响员工在行动环境中的工作士气。
　　答：我们作出随时可能迁出办公大楼决定后，就组成决策小组，除了主要部门的主管，尤其要考虑受冲击最大的单位，将那些部门的主管纳入决策，例如负责客户群的单位、后勤作业系统单位、还有研发单位，研发单位因为有实验室，需要考虑设备的空间，以及联合服务中心。他们每一刻都要能打电话、接电话与客户联系。这些直接受到冲击的单位，都是决策中最关键的单位，每个都要马上进行冲击的评估。
　　主管在准备应对措施腹案的时候，一定要列优先顺序，例如部门中有多少员工一定优先要有座位、整个部门起码需要有多少个座位，第二层再想：如果还有可能，还有哪些人也需要有座位。因为最后在执行的时候，不见得每一项都能完全照自己开出的条件，不见得每一项都能满足，但是起码要能够满足最低的需求。我当时已经做了最坏的打算，就是部门同事全部在家工作也没有问题。
　　每个部门主管有了应变措施腹案出来后，立即回报给这个专案的负责人。专案负责人就要去检视资源，统筹每个人的应变措施与需求，询问每个部门是否准备好了。
　　答：我认为较容易忽略的是安全控管。因为在这个移动的过程中，总有些文件、设备需要搬动或是被带走，会有遗失或是被窃取的危险，过去在，力公室中可以集中做安控，但是在行动中风险就增加了，所以安全控管上要特别留意。而且，很多人因为迁移而成为行动化工作，个人电脑该如何设定一层层的密码、个人的邮件与文件哪些该被归类为机密的，都要做好管理，这些都是行动化后额外的风险。
　　除此之外，还要顾虑到员工心理面的安抚。因为员工一直习惯在一个场所工作，突然的改变会带给他们未知的压迫感。所以主管要多沟通。
　　答：我的方式是比较轻描淡写的，就请大家准备、整理一下，要用的东西下班就带回家、没有必要的就销毁、不是每天要用的就请秘书装箱．送到储藏地点。
　　答：如果员工都已经行动化了、每个人都经过教育训练熟悉作业系统了，这时候在管理上比较重要的，就是主管的心态。主管一定要相信员工，不要因为行动化而怀疑员工在家里睡觉、偷懒、跑去玩或是看电影，要了解所建立的是目标导向的团队。所以，管理行动化的团队，主管首先就是要尊重员工的专业、相信员工的敬业。大家虽然没有见面，但是透过系统，我每天可以看到成员的进展，成员也可以透过电子邮件告诉我他每天的状况如何或是需要我给予什么支援。
　　而且，主管的角色也要从监督改变为教练，这对主管是很大的改变。
　　传统组织运作是从上到下，主管检视、监督部属。但是在行动化的团队中，没有办法监督，我们希望主管改变扮演教练的角色，工作变为协助部属成长、在部属每天工作中给予支援、开导新的想法，而不再只一味地问什么时候要交什么样的资料、什么工作什么时候要结案。这就像球队的教练，是要负责帮忙球队把每场球打得很好，不是在一边等着球队把球打赢。
　　也因为如此，每个人对自己的工作掌握更具有前瞻性、会往前看，所以大家的时间管理反而会比以前更好、有额外的绩效出来。
　　答：士气的背后有很多因素，例如组织气候、主管领导风格、升迁机会、是否被公平对待，都会影响士气，其中影响士气最大就是领导风格。IBM希望主管是教练型的主管，因为教练型的领导会产生比较好的组织气氛，因为主管像是平行的协助者，这样员工的士气才会最好。
　　影响士气的另一个因素，就是自主空间。因为采取行动办公环境，我们没有要求员工每天都一定要进办公室、坐在办公桌前，就增加了他们的自主性，他们自我管理、自我成就的空间变大了，员工满意度也都提高了。．自己控管、自我发挥空间愈小的员工、士气愈低落。当员工被相信、能够发挥的空间愈大、能够控制的机会愈多时，他的士气愈高，而且愈有成就感。
　　所以，除了每周一的聚会外，我们每一季都有小聚预算，每季办一次团队聚会，我自己每两个星期会安排一次小聚，就是与大家宣布一些事情或是介绍新同事向大家认识或是安排一些较柔性的活动，就是要维系团队家的感觉。