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人民政府会议通知范文

发布网友 发布时间:2024-03-18 11:47

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热心网友 时间:2024-03-18 16:55

一、发通知——按照上级领导要求发会议通知,然后准备相关会议用品,(会议通知参会人是否需要准备材料、文件、是否需要穿正装)。
二、抓落实——发通知之后,再打一通确定电话给各直属单位、科室并电子版汇总参会人员名单并打印。确定上级领导参会人员名单(上级领导是否需要接送)。了解这个会议的性质是什么?议题是什么?议程怎么安排,准备撰写领导讲话、会议主持词、会议议程、会议需要收集的会议材料。
三、重检查——第二天在会前30分钟通过群消息和电话提醒与会者参会,确定有没有变动,对临时有急事不能参加会议的人,立即汇报给主任,保证主任在会前知悉缺席情况,也给主任和书记确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
四、勤准备——发通知,落实到人,布置会场。会前通知后,准备会议材料(确定份数、校对文字)、签到册、布标、桌签、茶水、纸杯、投票箱、录音笔、照相机(是否有电),去测试可能用到的电脑、投影、音响、话筒、空调等工具是否工作正常,灯光是否有不亮或者闪的、卫生间卫生、会议室环境卫生,确定桌椅数量是否够用,笔筒纸笔是否充分。(会后是否安排工作餐)。
五、做记录——领导进场后打开录音笔、倒茶、照相,在会议过程中详细做好会议记录(并录音备份)。会后整理会议纪要。(会议上大家讨论的问题,做出的承诺,领导的安排,部门之间的配合)
六、发记录——会后整理好会议记录给主任(保存录音),然后请示会议内容没有问题后,是否发给参加会议的人员,或者其他人员。要求他们按照执行。(按时间导出录音和照片)
七、定责任——将会议上确定的各项任务,一对一地落实到相关责任人,然后经当事人确认后,形成书面备忘录,交给主任、书记与当事人一人一份,以纪要为执行文件,监督,检查执行人的过程结果和最终结果,定期跟踪各项任务的完成情况,并及时汇报主任、书记。
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