文秘必备基础知识

发布网友 发布时间：2023-01-26 02:01

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懂视网 时间：2023-01-26 06:22

商务文秘作为一种全球性的职业，商务文秘工作越来越趋于现代化、科学化和专业化，你知道哪些关于商务文秘的相关知识呢?下面小编给大家介绍关于商务文秘知识的相关资料，希望对您有所帮助。

商务文秘知识

商务秘书business secretary 指协助上司处理各类商业性事务，并且负责起草合同，联络客户，收发函电，参与商务考察、商务洽谈、商业谈判、商业决策，以自己的专业知识和实际经验为上同理清头绪、分析利弊、提供意见、落实计划、办理具体业务，等等。

发展前景

随着我国市场经济的迅速发展，商务秘书人员以惊人的速度增长。商务秘书已成为市场经济条件下兴起的社会职业群体，他们是商务活动中重要的不可缺少的辅助力量。随着我国改革开放特别是中国加入世贸组织，对商务秘书人员的要求是越来越高，他们从官职型向职业型、复合多能型转变。

卓有成效的为企业经理层服务，高标准，高效率的完成本职工作。而目前全国大多数商务秘书人员没有经过专门的培训和考核，只能维持一般性的文秘工作职责。很多不具备现代商务秘书应具有的素质。为了培养具有现代秘书意识和技能，能适应社会主义市场经济发展需要的秘书人才。为此中国商业联合会从2003年开始对全国商务秘书人员进行统一的培训和考核。

商务秘书要求是复合型人才，不仅要有企业管理、营销、人力资源方面的基本理论与知识，而且有商务公关、谈判、外语、经济法规运用的基本技能，能在涉外经济贸易部门、外资企业及政府机构和各种企业从事实际业务、管理、调研和宣传策划工作。

商务秘书工作内容

岗位描述:

1.负责安排部门内部会议，并且负责会议记录以及会后的文字整理工作;

2.负责日常商务往来的文件翻译工作及其他商务工作，代表公司与购销双方联络。

3.维护与客户的良好关系以及建立持久联系，不断拓宽现有客户的产品渠道，丰富业务内容。

4.承办具体合同谈判以及合同签定后的后续跟踪事宜。

5.一人跟单到底，把合同执行到最后。

岗位要求:

1.(根据单位具体情况而定)，大专及以上学历，熟悉办公自动化。

2.善与人沟通，有较强谈判能力。

3.性格细心严谨，稳重塌实，有事业心。

4.有团队合作意识和敬业精神。

国际商务秘书工作主要有以下几个特点：

1.辅助性

在国际商务活动中，秘书的全部活动都必须在上司的授权和监督之下。秘书在处理任何问题时，都应根据上司的意图、指示来办理，而不能代替上司做决定;秘书应选择适宜的时机和场合，通过提出意见、建议的方式提醒领导慎重决策;对上司一旦拍板决定的事项，秘书要毫无保留、不折不扣地贯彻执行。

辅助性是国际商务秘书工作的基本属性。秘书只有通过有效沟通，使自己好的建议、意见为领导所采纳，并以上司的名义或组织的名义去贯彻执行，才能真正地发挥补充作用。在许多企业中，上司是很愿意向秘书征求对各种问题的意见的，因为秘书掌握公司各方面的信息，与基层的员工联系比较紧密，又身处公司的中枢部门，提出的意见和建议一般有一定的代表性。秘书的辅助性特点可以从以下两个方面去认识：

一是服务性，是指国际商务秘书的一切工作都是围绕上司的工作展开的。企业管理者在组织中具有计划、组织、指挥、协调、控制的基本职能，他们必须要考虑有关组织技术、规章

制度、经济目标、社会态度、公众需求等各方面的因素，因此他们的行为将侧重在计划、协调、沟通、监督、激励、评价等六个方面。在这些工作中，国际商务秘书应追随在上司左右。秘书要为上司的决策和管理提供服务，而且这种服务多侧重于事务性工作。比如，上司要主持召开一次会议，秘书要做的是会前准备好材料，搜集上司讲话所需要的信息，布置会场，召集与会人员，准备会议场地，还包括会上的组织服务、会后的逐一催办落实等，秘书应靠自己全面的服务和辅助，使这次会议圆满成功。

二是从属性，是指国际商务秘书人员在处理任何问题时，必须根据上司的意图和要求处理，不能超越自己的职权范围，遇事不能自作主张，自行其是。从属性是由秘书的从属地位决定的，秘书的从属地位决定了秘书所做的一切都必须依上司的意图行事。

2.中介性

国际商务秘书是处于决策部门与业务部门、本职能部门与其他职能部门、本公司和外公司之间位置上的辅助管理人员，起着承上启下、联系左右;沟通内外的作用。国际商务秘书要清楚自己正是凭着所处的中介位置展开各项工作的，因此必须要树立中介的意识，正确地把握自己在工作中的位置，把工作过程视作发挥中介作用的过程。只要能真正起到桥梁、纽带、媒介的作用，秘书工作就一定能卓有成效。

3.综合性

秘书部门是综合办事部门，国际商务秘书的工作是为上司的各种国际商业事务工作服务的，因此国际商务秘书工作的内容和活动方式必然涉及国际商业事务工作的各个方面，内容具体而繁杂，因而具有鲜明的综合性。国际商务秘书工作的综合性具体表现在全面性、多样性和系统性三个方面。凡涉及企业工作运转的一切事务，秘书人员和秘书部门都有责任担负起来;涉及职能部门协调运作的一切事务，包括由业务工作引起的各种事务，也是国际商务秘书应自觉担负起来的工作;对企业中出现的新问题、新事务、新情况，需要协调和解决的问题，秘书都要参与。因此，秘书工作的内容是全面且多样的。秘书工作的综合性还表现在秘书要有条理地处理纷繁复杂的事务性工作，在综合服务中完成辅助管理的职责。

4.机要性

机要性，是指秘书工作的机密性和重要性。国际商务秘书身处企业的决策者、管理者身边，企业秘书部门最贴近企业的中枢部分，秘书工作的一个重要部分就是辅助上司进行决策管理和开展各种商务活动，所以在秘书工作中有相当的内容属上司的工作范围。因为工作需要，秘书必须了解和掌握这些工作内容，甚至在有些必要的场合，还要代替上司临时实施管理和展开商务活动。

而且，在上司的工作中，相当一部分内容关系组织的重大决策和重要事项，由于办理事务的需要，上司对秘书是不保密的，为了便于处理事务，秘书比别人知道组织的秘密会更多一些、更早一些，秘书还要负责保管组织的各种保密文件，这些都决定了秘书工作具有机要性。

另外，国际商务秘书的工作内容涉及范围广，工作环境错综复杂。对于国际商务秘书来说，既需要对各方面的工作和情况了如指掌;又有必要明确哪些是需要自己知道的，哪些是

自己不必知道的。知道的内容要守口如瓶，不必知道的，绝不好奇打听，自觉减少失密的可能。这也是秘书工作机要性的特点之一。在国际商务秘书工作中，涉及本企业商务贸易、经济技术、产品开发、客户资料以及组织决策管理等方面的信息，都需要做好工作。

热心网友 时间：2023-01-26 03:30

　　我为大家整理文秘基础知识，欢迎大家阅读。

 　　文秘基础知识(一)

　　1、应用文书包括行政公文、事务文书、商务文书

　　2、行政公文13种：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要 党的机关14种

　　行政无：指示(取消)、决议、公报、条例、规定 党机关无：命令、公告、通告、议案 行政增加(新)：意见

　　3、制发程序次序不能打乱，草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发

　　4、草拟：引用公文应当先引标题，后引发文字号。成文日期如二〇〇八年

　　5、审核重点：行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合《办法》的规定等。

　　下行文：由主要负责人或主要负责人授权的其他负责人签发。

　　7、复核重点：审核、签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范等。

　　8、应用文四要素：材料、主题、结构与语言

　　材料是血肉，主题是灵魂、结构是骨骼，语言是细胞

　　9、占有材料的要求：时间不分古今;地域不分中外;性质不分正反;类别不分点面。

　　10、选择材料原则：①围绕主题选择材料;②选择典型材料;③选择真实准确的材料;④选择生动新颖的材料。

　　11、使用材料注意：①恰当安排材料的先后顺序;②确定材料的详略程度

　　12、确立主题的依据：①写作目的;②材料本身的意义

　　13、对主题的要求：①正确;②深刻;③新颖(举措、例证、词语);④集中。

　　14、应用文书标题基本模式有二：公文式、一般文章式 公文标题构成“发文机关+事由+文种”

　　请示不得两项式;张贴时省略事由;规范性公文不用“关于”(如办法、条例等)

　　15、开头方式4种：概述式、目的式、开门见山式、引述来文式

　　目的式：常用“为了”、“为”等介词构成的短语表明行文目的;也常用“根据”等句式表明行为依据。(通告、通知、计划、招标书、投标书) 引述来文式这种写法多用于函、批复等回复性公文

　　16、三段式是公文常常采用的3层次结构形式，即发文缘由、事项、尾语。 17、文题照应多种形式：文章内容与标题照应;文章主题与标题照应;开头与标题;结尾与标题

　　18、结尾：强调式、期求式、希望式(表彰、批评)、说明式、秃尾

　　19、对结构的要求：严谨、自然、完整、统一

　　20、运用语言的标准：准确、简洁、平实(质朴)

　　21、用于连接开头与主体文部分，起承上启下作用的惯用语。如：根据……决定，根据……特通告如下，依据……公告如下;为了……现决定;为……通告如下，现就……问题请示如下;现将……(情况)报告如下，现就……问题请示如下; 现将……(情况)报告如下，现就……问题提出如下意见，经……批准(同意)

　　将有关事项通知如下;

　　拟采取如下措施;经……研究，答复如下

　　22、称为用语：

　　我(部)，贵(局)公函平级尊称对方，你(省)，本(部门)，该(处)

　　23、结尾用语： ①用于请示。如

　　当否，请批示。(当否，请批准×);如无不妥，请批准各地执行;妥否，请批复。

　　②用于函。如：

　　请研究函复;盼复;请予复函;不知尊意如何，盼函告;望协助办理，并尽快见复

　　③用于报告。如： 请指正;请审阅

　　④批复、复函：此复;特此专复;特函复 ⑤知照性公文：特此公告(通告、知、报)

　　24、应用文书表达方式：说明>叙述>议论

　　25、叙述方式：顺序(主要)、倒叙

　　26、议论三要素：论点、论据、论证 议论两大类：立论与反驳

　　立论就是从正面阐述自己观点的正确性，从而把论点建立起来的说理方法。立论，又叫证明。

　　反驳：反驳论据、论证、论点。

　　27、论证方法：例证法、分析法、引证法、对比法、因果法 28、常用说明方法：定义和表述、分类和比较、数字和图表 29、计算机系统：硬件(hardware)、软件(software)系统 外观：主机箱、外部设备

　　功能：运算器、控制器、存储器、输入设备、输出设备

　　30、CPU是计算机 核心部件，对微机整体性能起决定性作用。衡量CPU性能的指标：一是主频(主频越高，CPU速度越快);二字长。 31、内存储器： 随机(RAM)断电后，RAM中数据会丢失 只读(ROM)不因断电丢失数据

　　32、外存储器：硬盘、软盘、光盘及其他移动存储设备， 33、硬盘使用注意事项： ①注意保护0磁道。0磁道是硬盘面最外沿的磁道。上面记录着重要的系统信息，一旦被破坏，硬盘就无法使用。

　　②尽量避免对硬盘进行格式化，格式化会丢失全部数据并减少硬盘使用寿命。 34、常用光盘三类：只读型光盘(CD-ROM)、一次写入型光盘(写入重要数据)和可擦写光盘

　　35、显示器两大类：阴极射线管显示器(CRT)和液晶显示器(LCD) 维护、保养和防护： ①注意防磁

　　②注意使用屏幕保护程序(时间间隔以短为宜，设密码) ③显示器窗口不得朝向门窗

　　36、计算机软件系统 系统软件

　　var cpro_psid ="u2572954"; var cpro_pswidth =966; var cpro_psheight =120;

　　应用软件

　　操作系统(OS):DOS、Windows操作系统、UNIX操作系统、Net Ware、Windows NT。

　　37、开关机：关闭计算机后一般至少要间隔10秒以后才能再次接通电源，最好间隔3分钟以上。

　　热启动：①“Ctrl+Alt+Del”键;②按主机箱面板上“Reset”键

　　38、“死机”处理：唯一的恢复办法是重新启动系统(热启动)。造成“死机”的原因主要有二：①操作系统本身存在缺陷;②是由于用户操作等外部原因致使系统资源严重匮乏并导致操作系统崩溃。

　　39、清理磁盘步骤：操作时，在Windows开始菜单中选择“所有程序”→“附件”→“系统工具”→“磁盘清理”，程序启动后出现一个驱动器选择窗口，通过下拉列表选择要清理的驱动器，选好单击“确定”按钮。

　　40、在Windows开始菜单中选择“程序”→“附件” →“系统工具”→“磁盘碎片整理程序”，会出现“磁盘碎片整理程序”对话框，选择要整理的硬盘，单击“碎片整理”，程序就会开始整理所选择的硬盘。

　　41、计算机病毒特征：传染性、隐蔽性、潜伏性、破坏性、不可预见性

　　42、病毒防治：①不滥用磁盘，尽量专机专用、专盘专用;②不用来路不明的软件;③安装防病毒软件;④不要打开来历不明的邮件;⑤对重要数据进行备份(异地存放;双轨质纸质文件)。 43、菜单的约定：

　　①命令后“…”。当选用这类命令，将弹出一个对话框，要求用户输入必要的信息或做进一步的选择。

　　②命令后带“▼”。表示在它下面有级联菜单，应继续做进一步的选择。 ③命令后带组合键。表示该命令具有快捷键，用户直接按下次组合键就可执行该命令。

　　④命令后有字幕。加下划线的字母是该命令的命令代码。打开菜单后，直接兼下该字母即可执行该命令。 44、选取文件或文件夹：

　　要选取多个连续对象，可以用鼠标单击第一个对象，再按下“Shift”键单击最后的对象;也可以自第一个对象单个拖动鼠标到最后对象;如果要使用键盘，可以按下“Shift”键连续移动光标，则光标所经过区间的所有对象都被选中。 45、用鼠标直接拖动的方法复制或移动对象： 当源文件与目标文件在同一磁盘上时，按住鼠标左键直接拖动对象可以完成对象的移动，如果按下“Ctrl”键再拖动对象可以完成对象的复制。

　　当源文件与目标文件在不同的磁盘上时，按住鼠标左键将对象从一个磁盘直接拖动到另一磁盘上完成对象的复制，如果按下“Shift”键再拖动，再完成对象的移动。

　　46、永久删除：①清空回收站;②按“Shift+Del”组合键;③按住“Shift”键，再选择删除。

　　47、Windows XP支持星号(*)和问号(?)两个通配符，星号表示多个字符，问号一个字符。

　　48、文件属性可以是存档、隐藏、只读3种属性的任意组合。只读属性文件通常不易误删。

　　49、资源管理器采用双窗格显示结构，其窗口分为两个区域。左窗格显示器整个系统的文件夹树。
 

　　文秘知识基础模拟试题及答案（二）

　　1、什么是秘书?

　　答：在我国现阶段，通常是指党政机关、部队、社会团体或企业、事业单位领导的助手，这一职业的工作具有辅助性和服务性。

　　2、秘书部门的职能性和工作特点?

　　答：(1)综合性。(2)辅助性。(3)门面性。(4)机要性。

　　3、秘书工作的主要内容?(风险题)

　　答：(1)处理文电。(2)撰拟文稿。(3)办理会务。(4)调查研究。(5)查办、催办。(6)根据领导意图协议本单位的有关工作。(7)安排礼仪活动。(8)处理来信来访。(9)组织机要交通。(10)档案的管理。(11)其他日常事处及领导临时交办的任务。

　　4、秘书工作的作用：

　　答：(1)枢纽作用。(2)助手作用。(3)参谋作用。(4)协调作用。(5)耳目作用。

　　5、秘书工作的指导思想：

　　答：一是为直接领导服务;二是为与本系统有关的部门及其成员服务;三是为广大人民群众服务。

　　6、秘书工作的原则：

　　答：(1)准确。(2)迅速。(3)求实。(4)保密。

　　7、秘书工作者的*素质：

　　答：(1)具有较高的理论水平。(2)具有较强的法律意识和*观念。 (3)具有全心全意为人民服务的思想。(4)严于律己，遵守纪律。

　　8、秘书工作人员应具备的基础知识：

　　答：(1)基础知识。(2)社会知识。(3)专业知识。(4)业务知识。(5)辅助知识。

　　9、秘书人员应具备的能力：

　　答：(1)调查研究能力。(2)收集资料的能力。(3)文字表达能力。(4)口头表达能力。(5)组织协调能力。(6)办事能力。(7)管理事务的能力。(8)文字书写的能力。(9)操作现代办公设备的能力。

　　10、信息的作用?

　　答：①为领导的科学决策提供依据。②为实现科学管理创造条件。③是发挥参谋，助手作用的主要内容。

　　11、现代秘书部门信息工作应遵循两条原则?

　　① 全面服务。②实事求是。不夸大缩小，既报喜，又报忧。

　　12、值班记录电话记录应包括五个要素?

　　答：a来电时间。b来电单位、姓名及职务、电话号码等。c来电内容。d领导批示和处理意见。e接电话记录人。

　　13、值班日记四要素：

　　答：值班员、值班时间、记事内容、办理情况。

　　14、打电话的一般程序是什么?

　　答：(1)打电话就应对电话内容拟出腹稿或拟出文字提纲，特别重要的事情，要写出通话全文。(2)电话接通后，先问明对方是否就是要通知的单位或当事人，然后先通报自己单位名称、职务、姓名，再问对方姓名、职务，最后再说通话内容。(3)向下级打的电话比较重要的，需要记录的电话，打完后应要求对方复述一遍，确保对方记录无误。下级人员在接完上级的重要电话后，亦应主动复述。(4)要找的人不在时，可要求对方转告或安排回电话。

　　15、回电话接电话的一般程序是什么?

　　答：(1)回答电话要迅速，尽可能在铃响第一遍后就接并立即打招呼。

　　(2)问清对方单位、姓名、职务后，通报自己的单位、职务和姓名。 (3)所接电话一般都应有记录，必要时使用录音电话，并时常检查自己对所接电话的处理情况。

　　(4)来电话者要找的人不在时，问清是否需要代为转告，不清楚的事情不盲目回答。

　　16、电话记录有哪五个部分?

　　答：一是来电时间、包括年、月、日、时、分;二是来电单位、姓名及电话号码;三是来电内容;四是处理意见和领导批示;五是接电话记录人。

　　17、什么是文书?

　　答：指个人、社会组织、政党集团、国家政权在社会活动中为了一定目的而形成并使用的特定格式的文字资料。

　　18、什么是文件?

　　答：通常所说的文件，是指机关、团体、部队、企事业单位制发使用的具备一定格式的公务文书。