资料管理制度

发布网友 发布时间：2022-04-20 04:18

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热心网友 时间：2023-01-26 07:12

转载。供参考。公司档案资料管理制度
一、 文书档案归档制度

1. 各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。

2. 各部门形成的文件、材料由兼职档案员（各部门内勤）收集、审定、整理、立卷。

3. 归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠（文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复）无缺页、破损现象。

4. 下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。

5. 凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。

6. 重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。

7. 机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。

二、 专职档案工作人员岗位责任制

1. 认真学习专业知识，贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。

2. 负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合“规范”要求。

3. 负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。

4. 负责档案库房各项制度的落实。

5. 积极提供档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策和机关各项工作提供优质服务。

三、兼职档案工作人员岗位责任制

1. 各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。

2. 兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。

3. 兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。

4. 严格执行各项档案管理制度。

5. 接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。

四、部门立卷制度

1. 凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。

2. 各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。

3. 兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。

五、档案保管制度

1. 各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。

2. 按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。

3. 档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。

4. 库房要保持清洁卫生，温度要经常保持在14—24℃，相对湿度要保持在45—60%，防止危害档案的现象发生。

5. 档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。

6. 库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。

7、与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。

六、档案保密规则

1. 档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度。

2. 凡到综合档案室查阅档案者，都要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。

3. 查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。

4. 本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所，不准带回家中，要及时交给档案管理部门。

5. 对于违反保密规定，泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据《保密法》的规定，严肃处理并追究其责任。

七、档案借阅制度

1. 借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。

2. 凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。

3. 借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借他人。

4. 借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。

5. 档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。

6. 一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要及时向主管领导汇报，并追究有关人员的责任。

八、 其他
解释权归公司行政人事部。

热心网友 时间：2023-01-26 08:30

档　案　管　理　制　度

文件编码：QT/ZB01-01-2006
受控编号：
修改状态：A/1

编 制：
审 核：
批 准：

XXXXX公司
二○○七年元月十日

档　案　管　理　制　度

1目的和适用范围
1.1为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
1.2适用于公司各部门资料管理员及档案员。
2职责
2.1行政管理部是档案管理的归口部门，各部门有责任做好本部门的资料收集和管理工作。
2.2档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
2.3档案管理员应严格按制度做好公司各类档案的收集、鉴别、分类、整理、编目、装订及归档工作。
2.4总工程师及行政管理部经理负责监督档案室资料的完整性。
3规程
3.1上级来文件的管理
3.1.1上级来文件要进行登记，将来文日期、标题、来文机关、来文号、收文号、文件页数等登记在来文登记表上，然后交有关领导和部门阅批或办理。
3.1.2文件阅毕或交办完成后，对有保存价值的文件应及时收回、归档。
3.2公司文件管理
3.2.1技术文件
3.2.1.1文件、工艺、标准要数字准确，图样清晰。
3.2.1.2按规定发往有关部门，车间负责人，有关职能人员，不得随意发放和乱扔。
3.2.1.3技术文件要归档保管，专人负责，注意保密，无主管理领导批准，不得外借/外传。
3.3文件归档管理规定
3.3.1文件归档的范围
3.3.1.1公司的规划、年度计划、决定、委托书、协议、合同、会议记录、职工教育、培训、劳动工资、人事档案及党务活动记录等文件。
3.3.1.2技术文件应有产品图样、加工工艺，工装图样、产品标准，技术说明，设备的安装、维修、运行记录，技术引进，技术改造等。
3.3.1.3产品生产过程形成的文件、资料、各类计划、统计报表、统计分析等文件。
3.3.1.4生产经营活动中形成的文件、各类生产记录及质量过程控制记录、合同、协议，以及原材料采购，入库保管等形成的各类文件等。
3.3.1.5财务审计、会计档案。
3.3.1.6声像档案。
3.3.1.7电子档案。
3.3.2文件的分类与编号方法：按问题分类整理；编号以盒为单位，按文件时间排列次序编号，以固定排列次序并编制盒内文件目录。
3.3.3文件归档的要求
3.3.3.1归档文件必须反映生产科研和经营等活动的真实内容记录，要层次分明，符合规定。
3.3.3.2公司的归档文件实行“年度归档制”，即：次年的二月份前为文件归档期。
3.3.3.3在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料；各种质量记录的原始资料则由该记录的归口管理部门负责收集、鉴别、整理、编目、装订后上交档案室，各主管部门经理应积极配合与支持。
3.3.3.4凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责提前归档。
3.3.3.5归档文件必须完整，清晰，且存档文件以原件为主。
3.3.3.6电子文件归档要求
a.电子文件归档时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。
b.检测完需归档的电子文件后，应再编制归档目录，并将目录及文件拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。
c.存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、保管期限、硬件及软件环境。
3.3.4档案保存期限
3.3.4.1文件资料的保管期限分为永久、长期（16至50年左右）和短期（15年以下，含15年）三种。
a. 凡是记述和反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司发展建设　　等工作有长远利用价值的文件资料，应列为永久保管。
b. 凡是反映本公司一般活动的，在相当长时期内对本单位工作有查考利用价值的文件材料，应列为长期保管。
c. 凡是在较短时期内本单位需要查考的文件材料，应列为短期保管。
3.3.4.2质量记录保存期限规定
a.质量管理体系有效性运行的记录保存期为5年。
b.API会标产品记录保存期应符合API相应规定要求，如规范未规定，则保存 期为10年。
3.3.5文件、资料的保管单位统一由行政管理部设专人负责。
3.4档案的查阅/借阅
3.4.1档案借阅者必须做到：
•爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
•注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
3.4.2本公司人员需查阅/借阅档案时，必须在《文件查阅/借阅登记表》上进行登记。借走文件最长期限不得超过三天，三天后如需继续使用可再续借。
3.4.3非本公司人员需要查阅/借阅档案时，则须经总经理批准并签写查/借阅记录后方可执行。
3.4.4电子档案利用时应使用拷贝件，利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。
3.5档案的销毁
3.5.1公司任何个人或部门非经允许，不得销毁公司档案资料。
3.5.2需要销毁的文件包括：
3.5.2.1超过期限的质量控制记录、检验记录及相关台帐；
3.5.2.2超过期限的设备运行、保养、维修记录；
3.5.2.3已收回的不再使用的旧文件，仅留一份存档备查；
3.5.2.4其它需要销毁的文件。
3.5.3待销毁档案需要填写《文件销毁审批单》，*件所在部门领导确认，总工程师批准后方可销毁，做好文件销毁记录，记录需永久保存。
3.5.4在销毁公司档案资料时，必须由总工程师或行政管理部主任指定专人监督销毁。

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